At indsamle data er en helt central opgave i forbedringsarbejde. Når et forbedringsprojekt udvælges, kan det med fordel ske på baggrund af databaseret viden om problemets karakter, omfang og hyppighed. For at arbejde systematisk med forbedringer er det vigtigt at kende og forstå det system, problemet optræder i, og de processer, der skaber eller påvirker det.

Indledningsvist må man belyse problemerne ved hjælp af data. Her kan både kvantitative og kvalitative data hjælpe en på vej, ligesom man kan foretage arbejdsgangsanalyser på feltet, som hjælper en til at forstå, hvordan processer fungerer i dag, og hvordan de kan optimeres.

Undervejs i et forbedringsarbejde er data vigtig feedback på, om der opnås forbedringer. Her er de statistisk analysemetoder anvendelige. Man skal følge med i, hvorvidt ens forandringstiltag rent faktisk bliver ført ud i livet, og hvorvidt de fører til forbedringer. Et projekt, hvor man ikke kan måle, om der er positiv (eller negativ) udvikling, er ikke egnet til forbedringsarbejde.

Inden for forbedringsarbejde benyttes forskellige former for data. Kvantitative data hjælper os til at måle, hvorvidt forandring medfører forbedring. Sådanne data kan fx indhentes via BI-portalen. Er der ikke tilgængelige kvantitative data kan der være brug for simpel dataindsamling, såsom et "ølregnskab". Spørgeskemaer kan også anvendes.

Det er også relevant at supplere sit forbedringsarbejde med kvalitative data. Det kan eksempelvis ske i form af interviews eller observation, som kan give værdifuld viden om, hvordan forandringen/forbedringen bliver modtaget. Endelig kan dokumentanalyser, fx i form af journalaudit, anvendes til at undersøge, hvor mange patienter, der får det, som de nationale kliniske retningslinjer definerer som god klinisk praksis.

Se også forbedringsvejleder-wikien.